Cómo adaptar la producción de contenidos elearning a la metodología SCRUM

La producción clásica de contenidos de formación digital estaba basada en un jefe de proyecto, a quien se le asignaba un equipo con el que elaborar un contenido de formación online con un tiempo y presupuesto dados.

Las metodologías ágiles, y en concreto la metodología SCRUM, es un poco diferente. El jefe de proyecto se transforma en el Dueño de producto. Entendemos producto por el resultado final que deseamos obtener. Este dueño de producto ya no tiene a su cargo a un equipo de producción o factoría; Ahora cuenta con un Equipo de Construcción; tampoco trabaja para el cliente final, sino para el Interesado o «Stakeholder», en inglés.

Surge además una nueva figura, cuyas funciones antes solía desarrollar también el jefe de proyecto: Es el Scrum Master, que se ocupa de las personas y de que se respete el proceso metodológico.

Estos perfiles (el Dueño de producto, el Scrum Máster y el Equipo de construcción) forman lo que se denomina el Equipo Scrum.

Hasta aquí, parece que la cosa es sencilla y sólo se trata de cambiar de nombre a los perfiles. Pero hay más: El proyecto final cambia a ser el producto; las tareas a llevar a cabo para obtener el producto ya no se relacionan en un diagrama de gantt en un project plan, sino que se definen en una en pila de producto. En lugar de subdividir el proyecto en hitos con sus correspondientes entregables, se subdivide el producto en Sprints (del inglés, carrera corta de alta velocidad), con su correspondiente pila del sprint.

¿Qué es exactamente una pila de producto?

Es el listado, a grandes rasgos, de todos los componentes del producto. Por ejemplo, para la producción de un máster online, la pila de producto podría estar formada por la documentación que define el producto, el contenido en bruto, el guión instruccional, el diseño gráfico, la producción audiovisual, la maquetación, la programación scorm y la instalación de los contenidos en plataforma.

A la hora de subdividir esta pila de producto en distintas pilas de sprint, hay que tener primero claro qué es exactamente un sprint: Es el plazo (de entre dos semanas a un mes) que le vamos a dedicar a la producción de la unidad mínima funcional entregable al cliente. Por ejemplo, un sprint podría dedicarse a la definición del máster, para lo que contaríamos con dos semanas de trabajo.

En este caso, el Equipo de Construcción estaría formado por expertos en la materia, y la pila del sprint contaría con las actividades detalladas a llevar a cabo durante esas dos semanas para obtener finalmente los documentos que definen el máster. Entre estas actividades podría estar la redacción de una definición del público objetivo al que se dirige, los objetivos de formación a alcanzar y las áreas temáticas a contemplar para alcanzar esos objetivos. Otro elemento de la pila del sprint podría ser la estructura del máster en módulos y unidades, su duración en horas de estudio y su equivalencia en créditos. Por último, tendríamos la definición del índice completo de contenidos del máster.

Una vez finalizado este este primer sprint, contaríamos con los elementos suficientes para pasar a un segundo sprint, dedicado, por ejemplo, a la elaboración de los contenidos en bruto de la primera unidad del primer módulo del máster. Vamos a ver ahora el proceso de cada Sprint.

¿Cómo se establece una pila de Sprint?

Ya no se hace en la reunión de arranque de proyecto, sino en la reunión de planificación del Sprint. Aquí acuden el Dueño de producto, el Scrum master (antes ambos perfiles los realizaba el jefe de proyecto) y el equipo de construcción (antes equipo de producción).

Durante esta reunión, el Dueño de producto y el Equipo de construcción deciden conjuntamente qué elementos formarán parte de la pila de Sprint, es decir, qué se va a hacer en ese Sprint. Se seleccionarán las actividades indispensables para obtener el producto mínimo viable que aporte valor al interesado, dejando para sucesivos Sprints los elementos más complejos o que dependen de éstos para poder desarrollarse. Todos los elementos de la pila de Sprint cumplirán la condición de «Listos», es decir, reunirán los requerimientos necesarios para poder ser iniciados. Por ejemplo, no faltará ningún paso previo necesario para su desarrollo.

Una vez definida la pila de Sprint, se pasa a trabajar sobre ella. El primer paso es mantener una reunión diaria, que suele celebrarse de pié para evitar que supere los 15 minutos de duración, y en la que se intenta potenciar la comunicación entre los miembros del equipo Scrum, definir lo que cada persona va a hacer ese día y detectar aquello que dificulta llevarlo a cabo. Finalizada esta reunión, el equipo de construcción se pone manos a la obra hasta el día siguiente y así sucesivamente hasta completar el Sprint.

Fin de cada Sprint

Se considera que finaliza el Sprint cuando acaba el plazo establecido para el mismo (por ejemplo, dos semanas). En este tiempo, los elementos de la pila del Sprint deben pasar a ser definidos como «terminados», es decir, que se habrán llevado a cabo una serie de tareas predefinidas y que dan por completada la acción. Por ejemplo, que cada documento de definición del máster respete las pautas marcadas en calidad, que contenga una tabla de versiones y revisiones, mención de autor, fecha, título, índice, etc, y que se haya guardado su versión final en la carpeta correspondiente. De no ser así, pasarán al siguiente Sprint.

Al finalizar el Sprint, se celebra la reunión de revisión o demo, donde se comprueba que todo lo construido se ajusta a las necesidades de los interesados. A esta reunión acude todo el equipo Scrum y si es posible, también alguno de los interesados. Se inspecciona el incremento realizado en ese Sprint y se recibe feedback de los interesados.

En nuestro ejemplo, se revisaría la documentación de definición creada sobre el máster y se comprobaría que se ajusta a las necesidades y objetivos del cliente.

Una vez finalizada esta reunión, el equipo Scrum se reúne de nuevo, esta vez para analizar la forma en la que han trabajado, evaluar posibles problemas y encontrar soluciones a los mismos. Es lo que se llama reunión de Revisión o Retrospectiva. Aquí ya no se analiza el producto, sino que se pone foco en las personas.

Por último, se pasa a mantener la reunión de Refinamiento, donde se hará una definición detallada de los elementos de la pila de producto que pasarán al siguiente Sprint. Por ejemplo, la definición de acciones asociadas al desarrollo de los contenidos en bruto del contenido de la primera unidad del primer módulo del máster.

Este proceso se repite de manera incremental hasta completar con éxito todas las acciones de la pila de producto.

Frente a la gestión de proyectos tradicional, esta metodología da importancia a que cada fase del proyecto o Sprint sirva para obtener algo que el cliente o interesado ya pueda usar; hace hincapié en el cumplimiento de los plazos del Sprint para evitar tareas «elásticas» que se sabe cuando empiezan pero no cuándo acaban, y pone foco en las personas, fomentando la comunicación interna y la autoevaluación continua,